Management de Projet : Assurez-vous que vos métriques racontent une histoire complète

Dans plusieurs exemples, l’équipe du projet publie les résultats d’une métrique d’une manière qui ne permet pas au lecteur de bien comprendre si les résultats sont bons ou non. Ceci s’explique par le fait que le lecteur voit l’indicateur de performance mais ne comprend pas l’objectif ni ce que la métrique détermine. Le chef de projet et l’équipe de projet sauront ce qu’une métrique donnée leur apprend, mais d’autres personnes, à la lecture de ces informations, ne sauront pas de quoi il s’agit. Une façon d’aider à la compréhension est de toujours accompagner les métriques de leur objectif. Par exemple, si vous rapportez vos dépenses courantes du moment, incluez également vos dépenses prévues à ce stade du projet. Si vous rapportez que votre projet a coûté 100.000 € jusque-là et que votre budget total est de 150.000 €, le lecteur n’a pas toujours les moyens de savoir si c’est une bonne ou une mauvaise situation. Il est certain que vous n’avez pas dépassé le budget, mais le travail n’est pas terminé non plus. La meilleure manière de rapporter ces informations est de déclarer que vous avez dépensé 100.000 € jusque-là. Si cette tendance persiste, le coût final du projet sera de 135.000 € par rapport à un budget de 150.000 €. Si vous rapportez les métriques dans ce contexte, vos lecteurs pourront comprendre ce que les chiffres signifient.

Communiquez avec l’équipe et formez-la à propos des métriques

Si vous parlez aux membres de votre équipe de l’importance d’élaborer un produit de qualité, généralement, ils comprendront ce que vous leur dites. La qualité est un terme qui a une connotation familière pour tout le monde. La définition générale des métriques n’est toutefois pas aussi évidente. Le chef de projet peut essayer de créer un programme métrique pour un grand projet, alors que l’équipe de projet ne voit pas le rapport entre cette opération et la valeur commerciale qu’on peut en tirer. Les clients peuvent eux aussi ne pas faire la liaison. Le client peut ne pas comprendre intuitivement que vous devez effectuer des mesures pour savoir si les livrables et les processus répondent réellement aux attentes. Il peut également ne pas s’apercevoir du lien entre le fait de recueillir des métriques et la capacité d’améliorer les processus.

Le chef de projet doit prendre le temps d’expliquer pourquoi les métriques sont nécessaires et comment les informations rassemblées conduiront à des améliorations. De même, l’équipe devra apprendre comment rechercher les métriques qui renseignent sur l’état d’un processus ou d’un produit livrable. Instruire l’équipe et le client aidera le chef de projet à obtenir de meilleures métriques avec moins de suivi et moins de rejets. Si votre entreprise est focalisée sur la qualité globale, la communication de cette information devrait toucher l’ensemble du personnel.